檔案遠程服務利用系統(tǒng)留存有詳盡的業(yè)務記錄，讓工作流程有跡可循。系統(tǒng)針對每份業(yè)務申請單，都會生成一套完備的業(yè)務記錄，自用戶遞交申請的那一瞬間起，直至業(yè)務處理完畢，將數(shù)字檔案在此期間各個關(guān)鍵時間點上，該申請單的申辦進程信息，事無巨細地記錄下來。如此一來，不管是業(yè)務申請人，還是審批人，他們所參與的業(yè)務環(huán)節(jié)，都能依據(jù)這些記錄回溯查看。此外，系統(tǒng)具備統(tǒng)計、分析的功能，能給整體工作的規(guī)劃調(diào)配給予數(shù)據(jù)助力。它從人員承擔的工作任務量、業(yè)務申請的頻次、材料的耗用程度等諸多維度出發(fā)，進行數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計與剖析，進而為檔案館呈現(xiàn)出各個時段工作人員的任務輕重、各類業(yè)務開展的數(shù)量，以及業(yè)務操作過程中物料的消耗詳情，以精細的數(shù)據(jù)報表形式展現(xiàn)。這無疑給管理者回顧過往工作、布局后續(xù)安排提供了有力的數(shù)據(jù)依托，促使檔案服務管理工作有序推進。 數(shù)字圖像驗收需確認參數(shù)、命名準確，圖像完整、排序無誤，且質(zhì)量達標。廣東智慧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

檔案遠程服務利用系統(tǒng)具有嚴格的權(quán)限控制，實現(xiàn)業(yè)務群體與業(yè)務類型對應。系統(tǒng)可為各類申請群體以及辦理人員靈活配置不同的業(yè)務范圍，實現(xiàn)數(shù)字檔案業(yè)務與不同角色一一對應。一方面讓互聯(lián)網(wǎng)用戶在可控的業(yè)務范圍內(nèi)進行業(yè)務申請，實現(xiàn)與實際需求準確匹配；另一方面讓檔案館不同的業(yè)務辦理人員在有權(quán)限的業(yè)務范圍內(nèi)進行業(yè)務審批和辦理。實現(xiàn)工作分工明確，業(yè)務辦理有條不紊。系統(tǒng)具備良好的拓展性，能根據(jù)不同用戶的要求進行二次開發(fā)，實現(xiàn)功能延伸和拓展，同時系統(tǒng)預留多種接口，支持與多種應用系統(tǒng)：如學校財務系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接和集成。河北公司數(shù)字檔案管理軟件外包紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作雖普遍，但其涉及的安全問題必須高度重視。

    檔案遠程服務利用系統(tǒng)會按照審核狀態(tài)來區(qū)分不同的業(yè)務，幫助審批人更順暢地進行審批工作，進而充分運用數(shù)字檔案。在這個系統(tǒng)里，業(yè)務審核模塊會依據(jù)當下業(yè)務申請單處在的審核階段與呈現(xiàn)的狀態(tài)，把各類業(yè)務有條理地歸類展示出來，如此，申辦人員就能比較容易地找到當下迫切需要審核的業(yè)務申請單，使得業(yè)務推進更為順利。業(yè)務在線申辦模塊能及時給出申辦結(jié)果，操作起來既順手又便利。當檔案遠程服務利用系統(tǒng)確認業(yè)務訂單審核通過且已被受理后，就能夠直接在網(wǎng)上開展后續(xù)申辦流程，向申請人告知申辦結(jié)果，并且還具備直接給前臺用戶發(fā)送電子文件的功能，這樣就避開了線下反復溝通的繁瑣環(huán)節(jié)，削減了溝通方面的成本支出，讓檔案利用服務流程更加流暢。

數(shù)字檔案室的文書類電子檔案的收集、整理、鑒定等，應符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）等要求。此外，在辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數(shù)據(jù)捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名和成文日期六個要素齊全、完整。通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)向全校師生及社會公眾開放，打破地域限制。例如，合作院?？蛇h程訪問共享的教學資源庫。

檔案遠程服務利用系統(tǒng)具有清晰直觀的業(yè)務列表，實現(xiàn)業(yè)務一鍵申請。系統(tǒng)向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供開放的業(yè)務辦理窗口，利用數(shù)字檔案，實現(xiàn)畢業(yè)生、用人單位等群體可通過業(yè)務前臺瀏覽列表，一鍵申請業(yè)務辦理。詳細的業(yè)務申請單，隨時可查看各業(yè)務辦理進度。

系統(tǒng)提供業(yè)務申請單記錄，用戶可通過該模塊在線查看各業(yè)務當前辦理狀態(tài)以及進度，及時掌握辦理結(jié)果。

辦事指南模塊輔助用戶業(yè)務辦理。系統(tǒng)對外提供辦事指南，供用戶在線預覽各項業(yè)務，辦理注意事項，輔助用戶快速申請業(yè)務，提高辦理效率。 數(shù)字化存儲避免了紙質(zhì)檔案的物理損耗，確保檔案長期可讀可用，例如通過格式遷移技術(shù)適應未來技術(shù)發(fā)展。湖北公司數(shù)字檔案館概念

數(shù)字檔案的應用就像給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案穿上了一層高科技的“外衣”，讓檔案管理變得更加智能、便捷和高效。廣東智慧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

編研成果云展示系統(tǒng)是貫徹國家提倡“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下的互聯(lián)網(wǎng)文化行業(yè)大數(shù)據(jù) SaaS 應用系統(tǒng)，系統(tǒng)主要用于將各單位需要對外展示的編研成果如：檔案專題資料、電子畫冊、宣傳視頻、業(yè)務辦事指南等信息上傳至云平臺，然后通過web網(wǎng)頁、手機移動端以及線下顯示大屏設備等方式進行對外展示和宣傳。通過云展示系統(tǒng)的使用，成功實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)傳遞模式往互聯(lián)網(wǎng)模式的轉(zhuǎn)變，順應了互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢，同時通過PC端、移動端以及顯示屏終端等方式的傳遞和宣傳，極大的增加了傳播效率，擴大了影響力。廣東智慧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)